La salvaguardia de la fiesta tiene su base en el tipo de organización tradicional que reside fundamentalmente en el barrio, y que se trasmite de una generación a otra; esto ha permitido institucionalizas ciertos saberes, haceres y técnicas. Algunos ejemplos del modo como se institucionalizan procesos al alrededor de la Fiestas son:
La banda de San Francisco de Asís, que es un referente musical que hace parte de la memoria sonora del Chocó; la organización interne de los barrios, que hasta hoy son el baluarte para garantizar la reproducción del modelo cultural desarrollado localmente; y la Fraternidad franciscana, como grupo en el cual descansa todo el proceso de organización de los eventos religiosos.
Desde el 2005, la Fundación Fiestas Franciscanas de Quibdó ha desarrollada una estrategia para investigar, documentar y difundir el significado de la manifestación más allá del escenario local, en la que se incluyó la iniciativa de que la Fiesta fuera reconocida como PATRIMONIO NACIONAL con el fin de generar una mayor visibilizarían de ella.
Desde el 2008, en concertación con el Ministerio de Cultura se inició un proceso de reflexión con los actores de la Fiesta para diseñar el Plan Especial de Salvaguardia – PES, requisito establecido por la normatividad colombiana (Ley 1185 de 2008 y su decreto reglamentario 2941 de 2009) para ser incluida en la Lista Representativa del Patrimonio Cultural Inmaterial (LRPCI) de la nación. Las actividades realizadas en el marco de este proceso participativo, al cual se vincularon los entes territoriales representaron un esfuerzo por plantear y construir alternativas de salvaguardia.
El Ministerio de Cultura asesoró técnicamente, acompañó y cofinanció la formulación participativa del PES de las Fiestas de San Pacho. En el marco de a construcción del Plan se adelantaron actividades de documentación, promoción, difusión y apropiación, así como reuniones, conversatorios, talleres, investigaciones y debates para establecer las medidas de salvaguardia necesarias para garantizar su sostenibilidad en el tiempo. El PES fue presentado el 15 de julio del 2011 ante el Consejo Nacional de Patrimonio, quien avaló su inclusión en la lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional.
El plan Especial de Salvaguardia, aprobado mediante la Resolución No. 1895 de 2011 del Ministerio de Cultura, es la principal herramienta para la salvaguardia de las Fiestas. El PES propone un estudio histórico de la manifestación, un diagnóstico del estado actual de la misma, y la definición de líneas de acción y proyectos para su salvaguardia. Se entiende como un proceso democrático y altamente participativo, concebido para construirse como una herramienta de gestión dirigida a la salvaguardia.
Para el caso de las Fiestas de San Pacho, el PES fue estructurado por los diferentes actores involucrados en la fiesta, proponiendo las siguientes líneas de acción:
- Gestión y organización: En este campo se considera que es fundamental fortalecer la capacidad de gestión y planeación de la Fundación Franciscana, a partir de la de la formulación de un Plan Estratégico con un horizonte de trabajo a tres años.
- Promoción y formación: Esta línea de acción tiene como objetivo el fortalecimiento de las capacidades artísticas, musicales y artesanales de los actores que participan en la fiesta.
- Infraestructura y escenarios culturales: Para la gestión y desarrollo de la fiesta se requiere dotar de espacios en los que la Fundación Franciscana (a la que están adscritos los barrios tradiciones) pueda desarrollar con autonomía sus propias iniciativas.
- Memoria y comunicación: Esta línea de acción se orienta a documentar la fiesta en cuento a sus expresiones audiovisuales, producciones musicales e investigaciones. En tal sentido es necesario identificar la metodología y adecuación del espacio físico para la construcción del archivo de la fiesta. Esta acción debe tener como complemento necesario un proyecto de comunicación que permita el fácil acceso a información por diferentes públicos, para los cuales resulta fundamental colocar la información en la web y producir boletines permanentes.
- Identidad Franciscana: La promoción de los valores que encarna San Francisco de Asís, es motivo importante en una estrategia de salvaguarda de la fiesta, aspecto que es fundamental para la fraternidad franciscana como uno de los actores claves en la organización de la fiesta, por lo tanto, uno de los proyectos es de desarrollar tareas de formación entre los docentes de la ciudad, para que de esta forma, se pueda asegurar siempre una memoria en la que las nuevas generaciones se involucren e identifiquen con la manifestación cultural.
